Nel momento in cui un’azienda decide di adottare un sistema di gestione dei contenuti (CMS) o di rinnovare quello esistente, capita spesso che valuti di affidare lo sviluppo a un’agenzia esterna o a professionisti in outsourcing. Le ragioni sono molteplici: si ha agevolmente accesso a competenze specializzate, il team interno già esistente gode può godere di un supporto solido, i tempi di attuazione sono meglio definiti. Tuttavia, come spesso accade nei progetti software, iniziare senza un piano d’azione definito può portare a rallentamenti, costi aggiuntivi o a soluzioni che non rispondono pienamente ai propri bisogni. Per evitare questi disallineamenti, cerchiamo di capire come agire nelle fasi iniziali dello sviluppo di un CMS in outsourcing.
Definire l’obiettivo del CMS
Prima di avviare la collaborazione con qualsiasi fornitore esterno, è fondamentale chiarire lo scopo del CMS: che tipo di contenuti dovrà gestire? Quali utenti (interni o esterni) avranno autonomia nella pubblicazione? Quali integrazioni sono previste?
Un buon CMS consente, per esempio, di gestire autonomamente testi, immagini e video, con modifiche rapide e flessibili. Se non è chiaro cosa deve fare esattamente, difficilmente lo sviluppatore in outsourcing riuscirà a produrre una piattaforma al servizio della strategia aziendale.
Domande utili da porsi:
- Chi utilizzerà il pannello di amministrazione e con quale frequenza?
- Quali tipi di contenuto devono essere previsti (blog, pagine istituzionali, landing, e-commerce, minisiti)?
- Quali sono gli scenari di crescita (es. più lingue, versioni mobile/web, integrazione con CRM o ERP)?
- Quali metriche o risultati vogliamo ottenere con il CMS (velocità di pubblicazione, autonomia redazionale, ottimizzazione SEO, affidabilità)?
Se riesci a rispondere con sicurezza a questi quesiti, potrai definire insieme al partner esterno un set di requisiti iniziali che servono a delimitare l’ambito del progetto.
Scelta tra soluzioni pronte e sviluppo custom
Nel contesto dello sviluppo di un CMS, ci si chiede sempre se sia il caso di adottare una piattaforma esistente (ad esempio WordPress, Drupal, Joomla!) oppure creare una soluzione su misura. Le due opzioni presentano pro e contro:
- Le piattaforme pronte all’uso garantiscono velocità, community ampie, plugin e moduli già testati.
- Una soluzione custom assicura maggiore controllo, può essere ottimizzata per esigenze specifiche ed evitare limiti architetturali della piattaforma preimpostata.
- Il budget, la manutenzione e la scalabilità diventano qui fattori determinanti: un CMS già esistente può richiedere comunque sviluppo addizionale; uno custom richiede competenze maggiori e un partner affidabile.
Quando si esternalizza lo sviluppo, è opportuno chiedere al fornitore quali sono le piattaforme che già conosce, in che modo ha affrontato dei progetti di personalizzazione e se garantisce manutenzione e aggiornamenti.
Responsabilità nello sviluppo CMS in outsourcing
Quando la scelta ricade su uno sviluppo del CMS in outsourcing, è essenziale definire con chiarezza ruoli e responsabilità:
- Quale parte del progetto verrà gestita dal partner esterno (analisi requisiti, architettura, sviluppo backend, frontend, integrazioni, test)?
- Quali sono gli obblighi del cliente (fornire contenuto, definire branding, partecipare alle revisioni, approvare milestone)?
- Come saranno gestiti gli aggiornamenti del CMS e dei plugin/estensioni dopo il rilascio? Molti CMS (e le loro componenti estese) possono diventare vulnerabili se non mantenuti.
- Quali sono le metriche di successo e i tempi di consegna?
- Qual è il modello di servizio post-rilascio: supporto, manutenzione, evolutive?
Un accordo chiaro riduce l’incertezza e facilita la collaborazione, permettendo anche di misurare il valore dell’outsourcing in termini di tempi, costi e qualità.
Architettura, scalabilità e integrazioni
Dal punto di vista tecnico, è utile che la fase di sviluppo del CMS consideri fin da subito alcuni elementi:
- Scalabilità: se il numero di contenuti, utenti o domini crescerà, come si comporta l’architettura?
- Integrazioni: è prevista la connessione con sistemi esterni (CRM, ERP, piattaforma e-commerce, hub di marketing)?
- Separazione tra backend e frontend (ad esempio un CMS “headless”) può offrire maggiore flessibilità nella presentazione e nella gestione.
- Sicurezza: definire ruoli, permessi, approvazioni, log delle modifiche.
- Manutenzione e aggiornamenti: definire strategie per aggiornamento del core, plugin, temi, backup e disaster recovery.
Governance e trasferimento competenze
Affidare lo sviluppo del CMS in outsourcing non significa delegare tutto indiscriminatamente: serve che l’azienda mantenga un minimo di governance e competenza interna per gestire il cambiamento, formare gli utenti e definire i processi redazionali.
È importante chiarire:
- Chi all’interno dell’azienda sarà responsabile del CMS (editor, amministratore, manutentore).
- Quale formazione sarà garantita dal partner esterno e come sarà trasferita la conoscenza.
- Come saranno gestiti il passaggio di consegne, la documentazione ed eventuali chiavi di accesso.
- Policy di aggiornamento, rollout di nuove funzionalità, test e rollback.
Questo aspetto spesso viene sottovalutato: il partner sviluppa e procede alla consegna, ma il cliente resta “dipendente” da lui per tutte le modifiche future o non sa gestire autonomamente la piattaforma. Definire fin da subito un piano di governance aiuta a evitare tale scenario.
Selezione del partner esterno per lo sviluppo del CMS
Quando si sceglie un fornitore per lo sviluppo di un CMS in outsourcing, si consiglia di valutare:
- Esperienza documentata su progetti CMS simili (settore, complessità, integrazioni).
- Competenze tecniche: stack tecnologico (PHP, .NET, Node.js, database relazionali o NoSQL), conoscenza del CMS scelto o predisposizione allo sviluppo custom.
- Metodologia: team, comunicazione, processi, strumenti di project management, test, qualità del codice.
- Documentazione e passaggio di consegne: che cosa verrà consegnato al termine (codice, configurazioni, manuale utente, ambiente staging), e come sarà gestita la manutenzione.
- Trasparenza: modalità di reporting, visibilità dei progressi, gestione modifiche, controllo costi.
- Contratto di servizio e livelli di servizio (SLA) per la manutenzione e aggiornamenti.
Un partner che propone soluzioni tailor-made, ma che supporta l’evoluzione e la manutenzione della soluzione, sarà senza dubbio un valore aggiunto.
Sviluppo CMS in outsourcing: come mantenere il controllo
Affidare lo sviluppo del CMS a professionisti esterni è una scelta sensata, purché non si perda la dimensione strategica del progetto. Definendo con chiarezza obiettivi, requisiti, architettura, ruoli e partner, si può ottenere una piattaforma che sostiene l’organizzazione aziendale in tutto e per tutto.
Prenditi quindi il tempo necessario sin dall’inizio per definire cosa vuoi ottenere, scegli un partner in grado di realizzare e supportare la tua idea, allinea costi e tempi e mantieni una governance interna. Così lo sviluppo del tuo CMS in outsourcing sarà privo di rischi e funzionale alla tua attività.
